Неистовый отправить мне копию сообщения на почту. На почту приходят письма о переводе денег — что это? Как поступать? При составлении электронных писем должны быть заполнены все представленные поля

  • 18.02.2022

Одной из самых востребованных функций на сайте является форма заявки или заказа, данные из которой отправляются на почту владельцу сайта. Как правило такие формы являются простыми и состоят из двух трех полей для ввода данных. Как же создать такую форму заказа? Здесь потребуется использование языка разметки HTML и языка программирования PHP.

Язык разметки HTML сам по себе несложен, нужно всего лишь разобраться в том как и где ставить те или иные теги. С языком программирования PHP все немного сложнее.

Для программиста создать такую форму не составит труда, а вот HTML верстальщику может показаться сложным некоторые действия.

Создаем форму отправки данных в html

Первая строка будет следующей

Это очень важный элемент формы. В нем мы указываем каким способом будут передаваться данные и какому файлу. В данном случае все передачется методом POST файлу send.php. Программа в этом файле соответственно должна принять данные, они будут содержаться в post массиве, и отправить их на указанный email адрес.

Вернемся к форме. Вторая строка будет содержать поле для ввода ФИО. Имеет следующий код:

Тип формы text, то есть пользователь сможет ввести или скопировать сюда текст с клавиатуры. Под параметром name содержится название формы. В данном случае это fio, именно под таким именем будет передаваться все, что пользователь введен в данноу поле. Параметр placeholder указывает на то, что будет записано в этом поле в виде пояснения.

Следующая строка:

Здесь практически все то же самое, но имя для поля указано email, а пояснении указано, чтобы пользователь в эту форму ввел свой адресс электронной почты.

Следующей строкой будет кнопка "отправить":

И последней строкой в форме будет тэг

Теперь соберем все вместе.





Теперь сделаем так, чтобы поля в форме стали обязательными для заполнения. Имеем следующий код:





Создаем файл, принимающий данные из HTML формы

Это будет файл с именем send.php

В файле на первом этапе нужно принять данные из пост массива. Для этого создаем две переменные:

$fio = $_POST["fio"];
$email = $_POST["email"];

Перед названиями переменных в php ставится знак $, в конце каждой строки ставиться точка с запятой. $_POST это массив в который передаются данный из формы. В форме html при этом указан метод отправки method="post". Так, приняты две переменные из формы html. Для целей защиты своего сайта нужно провести эти переменные через несколько фильтров - функций php.

Первая функция преобразует все символы, которые пользователь попытается добавить в форму:

При этом новые переменные в php не создаются, а используются уже имеющиеся. Что сделает фильтр, он преобразует символ "<" в "<". Также он поступить с другими символами, встречающимися в html коде.

Вторая функция декодирует url, если пользователь попытается его добавить в форму.

$fio = urldecode($fio);
$email = urldecode($email);

Третей функцией мы удалим пробелы с начала и конца строки, если таковые имеются:

$fio = trim($fio);
$email = trim($email);

Существуют и другие функции, позволяющие отфильтровать переменные php. Их использование зависит от того, насколько вы опасаетесь того, что злоумышленник попытается добавить программный код в данную форму отправки данных на почту html.

Проверка данных, передаваемых от HTML формы в файл PHP

Для того, чтобы проверить, работает ли этот код, передаются ли данные можно просто их вывести на экран при помощи функции echo:

echo $fio;
echo "
";
echo $email;

Вторая строка здесь нужна для того, чтобы разделить вывод переменных php на разные строки.

Отправляем полученные данные из формы HTML на почту при помощи PHP

Для отправки данных на почту нужно воспользоваться функцией mail в PHP.

mail("на какой адрес отправить", "тема письма", "Сообщение (тело письма)","From: с какого email отправляется письмо \r\n");

Например, нужно отправить данные на email владельца сайта или менеджера [email protected].

Тема письма должна быть понятной, а сообщение письма должно содержать то, что указал пользователь в HTML форме.

mail("[email protected]", "Заявка с сайта", "ФИО:".$fio.". E-mail: ".$email ,"From: [email protected] \r\n");

Необходимо добавить условие, которе проверит отправилась ли форма при помощи PHP на указанные адрес электронной почты.

if (mail("[email protected]", "Заказ с сайта", "ФИО:".$fio.". E-mail: ".$email ,"From: [email protected] \r\n"))
{
echo "сообщение успешно отправлено";
} else {
}

Таким образом программный код файла send.php, который отправит данные HTML формы на почту будет выглядеть следующим образом:

$fio = $_POST["fio"];
$email = $_POST["email"];
$fio = htmlspecialchars($fio);
$email = htmlspecialchars($email);
$fio = urldecode($fio);
$email = urldecode($email);
$fio = trim($fio);
$email = trim($email);
//echo $fio;
//echo "
";
//echo $email;
if (mail("[email protected]", "Заявка с сайта", "ФИО:".$fio.". E-mail: ".$email ,"From: [email protected] \r\n"))
{ echo "сообщение успешно отправлено";
} else {
echo "при отправке сообщения возникли ошибки";
}?>

Три строки для проверки, передаются ли данные в файл закомментированы. При необходимости их можно удалить, так как они нужны были только для отладки.

Помещаем HTML и PHP код отправки формы в один файл

В комментариях к этой статье многие задают вопрос о том, как сделать, чтобы и HTML форма и PHP код отправки данных на почту находились в одном файле, а не двух.

Для реализации такой работы нужно поместить HTML код формы в файл send.php и добавить условие, которое будет проверять наличие переменных в массиве POST (этот массив передается из формы). То есть, если переменные в массиве не существуют, то нужно показать пользователю форму. Иначе нужно принять данные из массива и отправить их адресату.

Давайте посмотрим как изменить PHP код в файле send.php:



Форма заявки с сайта


//проверяем, существуют ли переменные в массиве POST
if(!isset($_POST["fio"]) and !isset($_POST["email"])){
?>





} else {
//показываем форму
$fio = $_POST["fio"];
$email = $_POST["email"];
$fio = htmlspecialchars($fio);
$email = htmlspecialchars($email);
$fio = urldecode($fio);
$email = urldecode($email);
$fio = trim($fio);
$email = trim($email);
if (mail("[email protected]", "Заявка с сайта", "ФИО:".$fio.". E-mail: ".$email ,"From: [email protected] \r\n")){
echo "Сообщение успешно отправлено";
} else {
echo "При отправке сообщения возникли ошибки";
}
}
?>

Существование переменной в POST массиве мы проверяем PHP функцией isset(). Восклицательный знак перед этой функцией в условии означает отрицание. То есть, если переменной не существует, то нужно показать нашу форму. Если бы я не поставил восклицательный знак, то условие дословно означало бы - "если существует, то показать форму". А это неправильно в нашем случае. Естественно, что вы можете переименовать его в index.php. Если будуту переименовывать файл, то не забудьте переименовать название файла и в строке

. Форма должна ссылаться на эту же страницу, например index.php. В код я добавил заголовок страницы.

Частые ошибки, возникающие при отправке PHP формы с сайта

Первая, наверное самая популярная ошибка, это когда вы видите пустую белую страницу без сообщений. Это означает, что вы допустили ошибку в коде страницы. Вам нужно включить отображение всех ошибок в PHP и тогда вы увидите, где допущена ошибка. Добавьте в код:

ini_set("display_errors","On");
error_reporting("E_ALL");

Файл send.php должен запускаться только на сервере, иначе код просто не будет работать. Желательно, чтобы это был не локальный сервер, так как он не всегда настроен на отправку данных на внешний почтовый сервер. Если вы запустите код не на сервере, то вам отобразиться код PHP прямо на странице.

Таким образом, для корректной работы я рекомендую поместить файл send.php на хостинг сайта. Там, как правило, все уже настроено.

Еще одна частая ошибка, когда появляется оповещение "Сообщение успешно отправлено", а письмо не приходит на почту. В этом случае нужно внимательно проверить строку:

if (mail("[email protected]", "Заказ с сайта", "ФИО:".$fio.". E-mail: ".$email ,"From: [email protected] \r\n"))

Вместо [email protected] должен быть email адрес на который нужно отправить письмо, а вместо [email protected] должен быть существующий email данного сайта. Например для сайта сайт это будет . Только в этом случае письмо с данными из формы будет отправлено.

«Это как в сказке про мальчика, который постоянно кричал “волки”. Будете злоупотреблять пометкой “срочно” – люди перестанут отвечать на ваши письма. А по-настоящему важное письмо может из-за этого остаться незамеченным.

Панибратство

Да, тон вашего письма может отражать ваши отношения с получателем. Однако вас могут посчитать непрофессионалом, если вы позволите себе слишком неформальное отношение к переписке. Не злоупотребляйте восклицательными знаками, смайликами, цветным текстом, необычными шрифтами и излишней краткостью сообщений.

Будьте особенно осторожны, если вам приходится работать с людьми разных возрастов, с языковым барьером или с теми, кто предпочитает более традиционную форму общения.

Слишком сухой тон

В то же время быть роботом тоже не стоит. Ничего, если в письмах вы показываете свой характер или энтузиазм - в разумных пределах.

Ответить всем

Рабочая электронная почта существует не для развлечения, а для коммуникации. Так что если вы отвечаете на письмо, отправленное группе людей, подумайте дважды, прежде чем нажать на «ответить всем». Для этого ваш ответ должен быть чрезвычайно важен для всех.

Отправка копий без разрешения

Делиться с другими чужой информацией, по меньшей мере, непозволительно. Неважно, отправляете ли вы клиенту копию письма вашего шефа, который отозвался о нем каким бы то ни было образом, или включаете одного сотрудника в личную переписку с другим. Мало кому может понравиться, если вы отошлёте копию письма без его на то согласия.

Отправка скрытых копий

Отправка скрытых копий порождает недоверие. Если вы хотите отправить кому-то письмо, и этот человек, по идее, не должен участвовать в рабочей переписке, скопируйте текст и отправьте его отдельным письмом.

Неопределённая тема письма

Такие темы, как «Это я», «Привет» или «К вашему сведению» (FYI) просто не привлекают внимание. Человек не поймёт, о чем идёт речь, и не захочет отвечать на письмо. Письма по работе должны быть чёткими и лаконичными. Получатель, скорее, откроет e-mail, если поймёт, чего вы от него хотите.

Отправка слишком большого количества личных писем

Можно иногда использовать шутки, трогательные истории и мотивирующие цитаты, для того чтобы приободрить кого-то. Но люди быстро устают от такого, и неважно, с какими намерениями вы их писали. Если будете посылать слишком много личных писем, их просто поставят на автоудаление.

Быть грубым

Не стоит посылать полные яда письма, ведь люди при случае вам это припомнят. Вместо этого напишите письмо и оставьте его на двое суток в «Черновиках». Потом вы можете к нему вернуться и отредактировать, убрав колкости. Так вы быстрее добьётесь желаемого. Кроме того, к вам будут относиться как к очень терпеливому и рассудительному профессионалу.

Дурацкий адрес почты

Если вы отправляете письмо клиенту, сотруднику или потенциальному работодателю, не используйте почту с «непрофессиональным» названием. Если в названии почты есть что-то претендующее на остроумие или содержащее сексуальный или вульгарный подтекст (что-нибудь наподобие ), вы рискуете настроить собеседника негативно к себе с самого начала. Создайте отдельную почту для чисто профессиональных нужд.

Опечатки

Тот факт, что письмо было отправлено с Айфона, не является оправданием для отправки неаккуратных писем. Если вы сделали больше одной ошибки в письме, это может считаться непрофессиональным. Если это очень важное письмо, а вы спешите куда-то, то постарайтесь хотя бы проверить его перед отправлением.

Отправка писем ранним утром

Большинство людей, получая письма, смотрит на время отправки. Если письмо отправлено слишком рано, то к вам могут отнестись негативно. Как минимум, вас будут считать трудоголиком без личной жизни. Хуже, если вас станут считать навязчивым. Если ночью вас разбудило вдохновение, напишите письмо, сохраните его в «Черновиках» и отправьте в рабочее время.

Слишком много знаков пунктуации

Люди иногда слишком увлекаются и ставят много восклицательных знаков. Результат может показаться кому-то незрелым или слишком эмоциональным. Не злоупотребляйте!!!

Непрофессиональные шрифты

У шрифта Purple Comic Sans есть своя сфера применения. В бизнесе же лучше использовать классические шрифты, цвета и размеры. Ваши письма должны легко читаться.

Обычно используется размер шрифта 10 или 12. Лучшими для работы являются легко читаемые шрифты, вроде Arial, Calibri или Times New Roman. Цвет предпочтительнее чёрный.

Слишком длинное письмо

Большинство тратит на чтение писем секунды, а не минуты. Многие вообще просто проскальзывают по тексту глазами, так что пишите письма исходя из этого. Людям сложно читать большие абзацы – разбивайте текст на блоки меньшего размера. Основные моменты и маркированные списки читаются куда легче. Можно также выделять главное жирным или курсивом, но не надо делать это часто.

Последнее время периодически стал сталкиваться с приходящими сообщениями а-ля такое-то сообщение от меня не было доставлено туда-то, в теле же письма напичкана какая-нибудь ересь с ссылками и тд. Все бы ничего, но я подобных сообщений туда-то не отправлял и содержание оных вижу впервые.

Что такое спуфинг и как он работает

Представленный ниже текст взят .

Если вы получили оповещение об ошибке при доставке сообщения, отправленного с вашего аккаунта, обнаружили в папке "Спам" сообщения, где вы указаны в качестве отправителя, или получили ответ на сообщение, которое не отправляли, вероятно, вы оказались жертвой спуфинга. Спуфингом называется подделка обратных адресов исходящей почты с целью сокрытия истинного происхождения сообщения.

При отправке сообщения по почте на конверте обычно указывается обратный адрес. Это позволяет получателю установить личность отправителя, а почте - при необходимости вернуть отправителю его письмо. Однако ничто не может помешать отправителю указать вместо своего адреса чужой. Это означает, что другой человек может отправить письмо и указать на конверте ваш адрес в качестве обратного. Электронная почта работает так же. Когда сервер отправляет сообщение электронной почты, он указывает отправителя, однако данные в поле отправителя можно подделать. Если кто-то подставил в сообщение ваш адрес, в случае неполадок при доставке это сообщение будет возвращено вам, даже если вы его не отправляли.

Если вы получили ответ на письмо, которое не было отправлено с вашего адреса, этому может быть две причины.

  1. Письмо было подделано, и ваш адрес был указан в качестве адреса отправителя.
  2. Настоящий отправитель указал ваш адрес в качестве обратного, поэтому вам отправляются все ответы.

Ни один из этих вариантов не означает, что к вашему аккаунту получило доступ постороннее лицо, но если вас беспокоит его безопасность, вы можете проверить список обращений к нему за последнее время. На странице входящих сообщений перейдите вниз и нажмите на ссылку Дополнительная информация рядом со строкой .

Послесловие

Так что не паникуем - просто злоумышленники в очередной раз пытаются всеми правдами и неправдами заманить нас по всяким левым ссылкам. Подобные письма, ясное дело, игнорируем и удаляем не переходя по ссылкам.

Про , к слову, забывать все равно никогда не надо.

PS: Предупреждая вопросы: на тему "дополнительной информации" и "последних действий в аккаунте" - актуально только для ящиков Gmail .

Большинство почтовых клиентов, включая Gmail , Mail.ru , Microsoft Outlook , Mozilla Thunderbird , позволяют поставить нескольких получателей в Копию (на английском языке принята аббревиатура СС ), или Скрытую копию (CCB ). В Копии получатели могут видеть адреса других людей. Во втором случае личность дополнительных адресатов скрыта.

Добавление адреса получателя

Чтобы указать получателя (или получателей) электронного письма, введите его адрес электронной почты в поле Кому (То ):

Некоторые почтовые клиенты позволяют просто вводить имя пользователя в поле, которое затем автоматически заполняется программой.

Если Вы используете это поле для отправки электронной почты нескольким людям, каждый из них сможет увидеть полный список других получателей.

Как создать копию электронного письма

Поле CC или Копия используется для обмена электронными сообщениями более опосредованным способом, чем поле Кому . Если Вы в своем электронном письме не обращаетесь напрямую к человеку, но хотели бы, чтобы этот человек следил за обсуждением в цепочке писем или просто был в курсе этой темы, поле Копия будет отличным вариантом. Адресат, который находится в Копии письма, получает непрочитанное письмо на свой почтовый ящике, как и тот, кто был помещен в поле Кому ; разница заключается только в том, кому первому Вы адресуете письмо в теле своей электронной почты. В профессиональном мире рассылка в Копии используется очень широко и служит для того, чтобы коллеги были в курсе разных событий и тем.

Вы можете перечислить получателей электронной почты, просто введя список адресов в поле Копия , которое обычно находится сразу под полем Кому . Каждый в этой цепочке адресатов сможет видеть имена и адреса электронной почты всех других получателей:

Как создать скрытую копию электронного письма

Каждый почтовый клиент (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo и т. д.) дает возможность отправителю письма обратиться к большому числу людей, не афишируя их данные перед другими пользователям в цепочке электронной почты. Эта функция называется BCC или Скрытая копия . Вы можете скрыть получателей, введя их адреса в поле Скрытая копия вместо использования полей Кому и Копия :

Вы можете использовать эту функцию как для индивидуальных, так и для групповых писем. Это особенно полезно, если Вы хотите сохранить конфиденциальность своих контактов, защитить их от спама и нежелательных писем или же просто, если не хотите, чтобы Ваши получатели знали, кто получил такое же сообщение.

Поле Скрытая копия не всегда доступно по умолчанию для всех почтовых клиентов. Например, в Outlook Вам нужно будет зайти в Параметры , чтобы получить доступ к настройке; в Thunderbird нужно будет выбрать эту функцию из раскрывающегося меню; в Gmail нужно нажать кнопку Копия и Скрытая копия ; в Windows Live Mail Вам потребуется одновременно нажать клавиши Alt + B .

Изображение: © Web Hosting - Unsplash.com

За последние десятки лет деловая переписка посредством электронной почты приобрела огромную популярность и стала одним из основных способов делового общения. Сегодня трудно найти такого человека, который бы в практике межличностных коммуникаций не использовал бы электронную почту. Несмотря на это, многие сегодня задаются вопросом: так, чтобы были соблюдены все правила? Как с помощью грамотного письма сформировать у адресата хорошее впечатление об отправителе?

Данная статья описывает регламент деловой переписки по электронной почте, а практические советы, представленные в статье, помогут научиться правильному деловому общению при составлении электронных писем.

Многие начинают свой рабочий день именно с проверки почтового ящика на наличие новых сообщений. Но, к огромному сожалению, несмотря на распространенность этого метода обмена информацией, многие не умеют правильно использовать язык деловой переписки, принимая электронные письма за неформальный способ общения.

Благодаря скорости доставки упрощает обмен важными официальными документами, бланками, заявлениями, но и здесь люди делают ошибки при отправлении писем. Очень часто случается, что при составлении электронного письма при обмене какими-либо файлами адресанты по каким-либо причинам не составляют сопроводительных очерков и не вписывают темы, что может усложнять работу получателей. Цель данной статьи дать ответ на вопрос: как отправить письмо по электронной почте и соблюсти все правила делового письменного общения по средствам электронной почты?

При составлении электронных писем должны быть заполнены все представленные поля

Правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя письма заполнять все поля, предусмотренные в электронной почте, такие как адрес и имя получателя и отправителя письма. Обязательно должна быть описана тема, которая кратко описывает суть отправляемого письма. Очень часто от правильно описанной темы зависит судьба отправленного письма и скорость разрешения проблемы изложенной в нем. Деловое электронное письмо должно начинаться с приветствия - это несложное проявление уважения к получателю очень важно при переписке. После приветствия должно следовать текст, который называют «телом письма», а в конце оставляется подпись, к примеру, «С уважением, Брисов Петр Иванович».

Приветствие в деловой переписке

На этом моменте стоит дополнительно заострить свое внимание, так как жест уважения очень важен при любом аспекте деловых коммуникаций. Оптимальным приветственным словосочетанием является «Добрый день» или же «Здравствуйте». Ведение деловой переписки по электронной почте ограничивает отправителя в использовании словосочетаний «Добрый вечер» или «Доброе утро», так как получатель может прочесть письмо намного позже его получения. Также не корректно использовать в приветствии просторечные выражения, употребляемые в

После слова или словосочетания приветствия следует обратиться к получателю по имени и отчеству, а в случае, если имя неизвестно отправителю, этот момент можно пропустить. После можно переходить к изложению цели письма.

Прикрепленные файлы в деловой переписке по электронной почте

Если главной целью письма выступает не только письменное повествование и изложение сути вопроса, но и отправление файла, то лучше прикрепить пересылаемый объект в первую очередь. Часто случается, что многие отправители, из-за невнимательности, изложив суть вопроса в тексте письма, забывают прикрепить необходимое вложение. Такая халатность может негативно сказаться на деловой репутации отправителя делового письма.

Электронный адрес должен быть узнаваемым и лаконичным

Правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя иметь узнаваемое электронное имя, которое должно нести в себе правдивые сведения об имени отправителя. Очень не лаконично и глупо выглядят официальные письма и обращения, когда в электронном адресе указаны неформальные выражения или слова, к примеру, электронный адрес «limon_petya». Это выглядит очень несолидно для взрослого человека. Для ведения деловой переписки лучше создать отдельный email и соблюдать этикет деловой переписки по электронной почте.

Использование быстрой функции Reply (Response) на ответ полученных ранее писем

Функция Reply или Response (в сокращенном варианте она выглядит как Re:) помогает пользователю быстрым способом отвечать на ранее присланные сообщения отправителя. Эта функция обладает также и универсальной возможностью прочесть предыдущую переписку с собеседником по заданной теме. Но правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя переименовывать тему делового письма, если во время переписки суть обсуждения изменена.

Перед отправкой делового письма следует производить вычитку на предмет орфографических ошибок и пунктуации

Электронная почта упрощает обмен информацией, но при деловой переписке не стоит пренебрегать правилами русского языка, так как небрежно допущенная ошибка может повлиять на авторитет отправителя. Перед тем как отправить письмо, следует несколько раз просмотреть текст и тщательно проверить его на наличие офографических и пунктуационных ошибок. Многие электронные почтовые клиенты имеют функцию проверки орфографии, поэтому следует обращать внимание на слова, подчёркнутые красной линией. Если возникают сомнения в правильности написания, то следует обратиться за помощью в интернет или проверить написание с помощью орфографического словаря.

Поле адресата должно заполняться в последнюю очередь

Во избежание отправки неоконченных или неотредактированных писем адрес получателя делового письма следует вписывать в самый последний момент перед отправкой. Это правило также входит в основы деловой переписки по электронной почте. Случается, что при заполнении поля адресата электронная почта может предложить список ранее использованных получателей, здесь также следует заострить свое внимание, для того чтобы по ошибке не отправить составленное деловое письмо стороннему адресату.

Структурирование делового письма

Правила структурирования текста распространяется не только для бумажные носители, но также и на правила деловой переписки по электронной почте. Не всегда получателю удобно вычитывать большие объемы текста писем на экране монитора. Для упрощения этого момента следует разбивать текст на логично сформированные небольшие абзацы и не допускать в написании текста деловых писем усложненных предложений. Оптимальная длина одного предложения в деловом письме должна составлять не более пятнадцати слов.

Суть делового письма должна излагаться по существу

Помимо указанной темы делового письма, получателя должно заинтересовать и четко сформулированное первое и второе предложение основного текста. Задачей отправителя является изложить в начале письма суть проблемы или вопроса, по которому он обращается к получателю. В первом предложении должна быть обозначена цель, по которой направляется деловое письмо. Образец: «Сообщаем Вам, что сроки обязательства по договору №45 от 02.01.2017 года «О поставе сыпучих материалов» подходят к концу. Для продления договора Вам следует подать повторный пакет документов». Благодаря обозначенной цели получатель имеет возможность вникнуть в главную мысль делового письма. Если текст письма слишком большой, то лучше воспользоваться функцией прикрепления объекта вложением в виде текстового документа, но при этом с поле для текста следует оставить сопроводительный очерк, который освещает деловое письмо. Образец: «Направляем Вам для ознакомления электронную копию письма компании ООО «Мак-строй». Просим Вас сообщить Ваше решение по вопросу продления договора №45 от 02.01.2017 года «О поставе сыпучих материалов» до указанного в письме срока».

На каждое деловое электронное письмо должен быть дан ответ

Существуют отрицательные примеры деловой переписки, когда получатель игнорирует деловое письмо по каким-либо соображениям. Иногда действительно могут быть случаи, когда ответ нельзя дать из-за определенных ситуаций, к примеру, срок решения проблемы может занять несколько дней или получатель находится в размышлении и не может сразу ответить на поставленный вопрос. В таком случае должен быть дан краткий комментарий по этому поводу, к примеру, «Здравствуйте, Петр Иванович. Я получил Ваше письмо, но на сегодняшний день затрудняюсь с ответом, так как должен проконсультироваться с вышестоящим руководством. Я доложу о Вашей проблеме генеральному директору нашей компании и дам официальный ответ к концу недели. С уважением, менеджер отдела продаж Белов Иван Геннадьевич».

Стоит помнить, что в случае, если ответ не был дан в течение трех рабочих дней, то факт молчания получателя делового письма можно оценить как игнорирование и отказ от общения с отправителем.

При составлении ответных писем следует отвечать на все поставленные вопросы

Если направленное получателю письмо несет вопросительный характер, то при составлении письма следует давать ответы на вопросы в той очерёдности, которая присутствует в полученном тексте делового письма. Если вопросы были заданы, отправитель надеется получить на них конкретные ответы. При составлении письма ответы не стоит нумеровать, нужно просто излагать мысль по порядку. Для того чтобы ответить на все поставленные вопросы, для начала нужно несколько раз перечитать полученное деловое письмо и в том случае, если вопросов слишком много, лучше выписать их отдельно, чтобы не допустить пропуска. Если невозможно дать ответ на некоторые из поставленных вопросов, стоит указать, что на данный момент по каким-либо причинам ответ не может быть дан.

Не стоит злоупотреблять аббревиатурами, эмоциональным оформлением и прописными буквами

Существуют отрицательные примеры деловой переписки, когда отправители разбавляют её, используя неформальные знаки в виде смайлов. Их применение популярно при общении в социальных сетях, однако правила деловой переписки не приветствуют такие проявления эмоций, так как получатель может не знать их истинного значения и принять их за непонятный ему набор пунктуационных ошибок.

Также стоит отказаться от написания текста прописными буквами. В интернете набор слов написанных прописными буквами называют «кричащими фразами» и чаще такие фразы несут в себе негативный окрас. Получатель при прочтении электронного делового письма может расценивать такой шрифт отрицательно, что пагубно скажется на восприятии смысла. В случае если в деловом письме нужно подчеркнуть важность какого-либо момента, лучше использовать вводные словосочетания, к примеру, «Обращаем Ваше внимание, что Вам необходимо предоставить пакет документов для продления договора не позднее 10.02.2017 года» или «Обратите внимание, что документы на продление договора следует подать до 10.02.2017 года».

Не стоит передавать секретную информацию посредством электронной почты

Для передачи личной или конфиденциальной информации лучше отказаться от электронных почтовых ящиков, так как существует угроза перехвата сведений злоумышленниками для использования в своих корыстных целях. К такой информации могут быть отнесены: номера телефонов, пароли от банковских карт, лицевые банковские счета и т. п. Важно помнить, что информация сохраняется на сервере почтового агента и в случае взлома может быть похищена.

В конце письма обязательно должна стоять подпись отправителя

Как уже говорилось ранее, каждое отправленное письмо должно содержать конкретизированную подпись. Часто разработчики почтовых ящиков вводят функцию блока подписи, в который можно внести свои данные о должности, имени и контактный номер телефона. Впоследствии данный блок будет автоматически отображаться в конце каждого письма, что позволит упростить набор текста. Важно правильно составить подпись, чтобы получатель имел возможность при ответе на письмо корректно обратиться к отправителю. Пример подписи может выглядеть так: «С уважением, Петров Николай Александрович, +79810000000».

Делая выводы, можно отметить, что для того, чтобы понять, как вести деловую переписку по электронной почте, не нужно осваивать дополнительные и сложные азы. Стоит всего лишь придерживаться элементарных правил этикета и соблюдать нормы русского языка.